A gestão de equipes externas é essencial para a produtividade da empresa. Aliás, especialmente agora durante o isolamento social, muitas empresas ainda não voltaram aos seus escritórios e aderiram a um regime híbrido ou decidiram pelo home office indefinidamente.
Porém, fica a questão: como fazer a gestão de equipes externas de modo eficiente?
Para ajudar você a deixar a sua equipe rodando perfeitamente, montamos esse passo a passo para a sua gestão. Vamos lá?
1. Verifique se toda a sua equipe tem o que precisa
Antes de mais nada, sua empresa vai precisar se assegurar de que todos possuem os equipamentos e meios necessários para trabalhar. Sim, isso faz parte da gestão de equipes externas, afinal sem o básico, como as pessoas vão conseguir trabalhar?
Então, converse com o seu time e veja o que eles precisam para desempenhar suas tarefas, como computadores, impressoras, celulares e até carros para facilitar a locomoção. Aliás, preste atenção também no espaço físico que eles poderão utilizar. Afinal, não é só porque você tem uma equipe na rua que quer dizer que eles não precisarão de um local para seus trabalhos.
Verifique ainda se os times externos de vendedores, representantes comerciais e profissionais de trade marketing precisam de algum material extra ou especial para efetuar o contato com cliente.
Quando todo mundo estiver bem instalado, onde quer que estejam, aí a sua gestão de equipes externas pode seguir para o passo 2.
2. Estabeleça uma forma de comunicação
Se comunicar enquanto a equipe está presente já pode ser difícil, imagine quando eles estão longe?
Comunicação é essencial para ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe externa, mas também para oferecer todo o suporto e recursos que eles precisarem. Com um sistema de comunicação eficiente, fica mais fácil a troca de informações. As reuniões online já viraram moda, e são ideais para se falar com quem está muito longe, além de evitar deslocamento de todas as pessoas que precisam participar.
Mais do que estabelecer um programa, e-mail ou canal de comunicação, é importante definir também acessos que sua equipe externa terá em relação a arquivos e outros documentos. Um armazenamento em nuvem, nesse caso, pode ser uma boa solução.
3. Trace metas
Nada de estipular metas altas e inatingíveis, aqui é o caso de analisar a atual situação do mercado e definir objetivos reais que a sua equipe seja capaz de alcançar. Isso só servirá para desestimular seu time, que saberá que mesmo que se esforce não conseguirá cumprir com os exigidos.
Uma boa prática para a gestão de equipes externas deve definir objetivos baseados em análises, para estabelecer metas que podem ser cumpridas de verdade. Esse cuidado incentiva a equipe e pode até aumentar a sua produtividade.
Outra forma de incentivar, seria a adoção de recompensas e prêmios para os profissionais que batessem as metas.
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4. Seja sempre transparente
A transparência e honestidade de uma empresa com seus colaboradores deve existir sempre. Isso reforça a confiança do time na gestão e mantém todos atualizados sobre as mudanças e até os objetivos que a empresa pretende alcançar.
Para as equipes que trabalham externamente, isso é ainda mais válido. Afinal, o contato deles com os outros funcionários e com a própria gestão é reduzido. Por isso, eles precisam que a empresa estabeleça essa comunicação e sempre os mantenha informados sobre o que está acontecendo e os planos para o futuro.
5. Política de trabalho
Assim como as equipes internas que possuem horários e regras, uma boa gestão de equipes externas também deve determinar isso para quem não trabalha dentro das dependências da empresa.
Aliás, algumas regras podem servir, inclusive, para ajudar a tornar a rotina de trabalho mais fácil, como horários mais regrados, regras de reembolsos de valores etc. Existem várias tecnologias, como softwares, que permitem o acompanhamento dos horários, por exemplo, para evitar o trabalho excessivo.
O acompanhamento dos percursos também é importante, não só para ajudar no controle de gastos, mas para planejar as rotas mais eficientes e áreas de atuação para o seu time. Para isso, você pode contar com aplicativos de transporte e também de GPS.
Ao determinar a política de trabalho, a gestão de equipes externas deve ainda orientar e determinar como os integrantes do time devem se portar e se comunicar com seus clientes. Afinal, geralmente, eles estão na linha de frente e em contato direto com futuros compradores.
6. Defina seus líderes
Mais do que uma boa gestão de equipes externas, a definição de lideranças dentro do seu time é essencial para ajudar a incentivar e inspirar toda as pessoas da sua empresa.
Por isso, vale a pena escolher pessoas que possam fazer isso pelos outros integrantes da sua empresa. As lideranças também podem ser mais uma cadeia de comunicação e também ajudar a equipe em caso de problemas e dúvidas.
6. Invista na tecnologia
A tecnologia pode ser a melhor aliada para uma gestão de equipes externa eficiente. Pesquise e se informe sobre equipamentos, aplicativos e softwares que podem deixar tanto o trabalho da gestão quanto o da equipe mais fácil e produtivo.
O Landix SFV, por exemplo, é um software de automação de venda que permite a emissão de pedidos de qualquer lugar e também faz relatórios. Já o Dexer é ideal para aumentar a eficiência e produtividade da sua equipe de trade marketing porque controla as atividades feitas nos PDVs, além de ainda analisar dados e ajudar a desenhar novas estratégias.
A gestão de equipes externas não precisa ser complicada ou exigir grandes recursos, mas é importante analisar o mercado e se planejar para oferecer todo o suporte de dados que sua equipe precisar.
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Siga o nosso passo a passo e boa sorte!